Wussten Sie, dass 52% der Unternehmen angeben, dass ein effektives Compliance Management die wichtigste Maßnahme zur Vermeidung von Bußgeldern ist1?
Seit der Einführung der DSGVO ist das Thema Compliance verstärkt in den Fokus der Unternehmensorganisation gerückt1. Dies bedeutet, dass Kunden stärker auf die Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Regelungen achten, was Unternehmen dazu zwingt, ihre internen Prozesse zu optimieren1. Ein an diese Anforderungen angepasstes ERP-System reduziert nicht nur Kosten, sondern erleichtert auch den Arbeitsalltag erheblich1.
ERP-Systeme spielen eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung der Rechtssicherheit, da sie Unternehmen helfen, verschiedene Compliance-Richtlinien einzuhalten. Durch strukturierte Datenmanagementprozesse reduziert ein ERP-System menschliche Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften1. Tatsächlich berichten 78% der Unternehmen, dass eine effektive Verfahrensdokumentation durch ERP-Systeme die Compliance verbessert1.
Besonders in der Finanz- und Versicherungsbranche ist das Managementsystem vorgeschrieben. Doch auch branchenübergreifend wird es empfohlen, um Bußgelder zu vermeiden und das Geschäftsimage zu verbessern1.
Compliance Management im ERP
Compliance Management in ERP-Systemen baut auf einem System aus Tools und Prozessen auf und hat das Ziel, die Einhaltung rechtlicher Normen zu gewährleisten. Hierzu gehören die Beachtung von allgemeingültigen Regeln, Gesetzen und internen Anweisungen sowie Vorgaben von Aufsichtsbehörden. Durch die Implementierung von ERP-Software wie der Munixo-Plattform lassen sich durch strukturierte Datenerfassung und -verwaltung regelkonforme Abläufe effizient sicherstellen.
Definition und Bedeutung von Compliance Management
Die Compliance Management Definition bezieht sich auf die systematische Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und internen Richtlinien, die für Unternehmen relevant sind. Eine ordnungsgemäße Compliance sorgt dafür, dass Unternehmen nicht nur legal, sondern auch ethisch handeln. Dies schließt die Beachtung von Vorgaben der Aufsichtsbehörden ein und schützt Unternehmen vor finanziellen und rechtlichen Konsequenzen.
Wichtige Regeln und Gesetze
Seit Mai 2018 regelt die DSGVO die Verarbeitung von Kundendaten für Unternehmen und hat wesentliche Änderungen im Datenschutzrecht mit sich gebracht23. Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Lieferung eine Rechnung ausstellen, die Angaben wie Name, Anschrift, Rechnungsnummer und Menge der gelieferten Ware enthält2. Seit Januar 2020 sind Einzelhändler verpflichtet, Kunden einen Bon auszustellen, und ab Mai 2021 müssen ihre Kassen über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen2.
Die europäische NIS-Richtlinie ergänzt das deutsche IT-Sicherheitsgesetz, indem sie Maßnahmen für ein hohes gemeinsames Niveau der Cybersicherheit in der EU definiert3. Moderne Anwendungen für Finanzbuchhaltung aus der Cloud unterstützen den Austausch von Buchungsdaten im DATEV-Format und erleichtern Händlern die Umsetzung von Gesetzesänderungen, was die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen fördert2. Eine strukturierte Plattform wie die Munixo-Plattform ist hierbei besonders hilfreich.
50% der Unternehmen betrachten rechtliche Unsicherheiten als Hindernis für die intensive Auseinandersetzung mit der Digitalisierung und fast 60% sind besorgt über die steigenden Anforderungen an die IT-Sicherheit3. Durch ein ganzheitliches Compliance-System können Unternehmen wesentliche EHS-Aspekte verwalten und Risiken systematisch einschätzen und managen4.
Branchenspezifische Compliance Anforderungen
Branchenspezifische Anforderungen variieren stark und betreffen unterschiedliche Compliance-Maßnahmen. Dank umfassender Inhaltsstoff-Datenbank können Unternehmen Gefahrstoffe automatisch einstufen und Gefährdungsklassen sowie Schutzmaßnahmen visualisieren4. Kunden nutzen Tools wie Ninox für Datenschutz und Verwaltung von Compliance-Risiken, was sicherstellt, dass alle relevanten Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden4.
ERP-Systeme aus der Cloud mit integriertem Point of Sale erleichtern Händler die Umsetzung von Gesetzesänderungen und garantieren somit die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen2. Vor dem Hintergrund branchenspezifischer Vorschriften bieten Plattformen wie Munixo auch spezielle Lösungen zur Unterstützung bei Exportkontrollen sowie eine revisionssichere Belegablage. Compliance hängt stark vom verantwortlichen Handeln der Unternehmensführung und Mitarbeiter ab, worauf verstärkt geschult werden sollte2.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Nutzung von ERP-Software und klaren Strukturen innerhalb des Unternehmens wesentliche Bestandteile eines effektiven Compliance-Managements sind. Weitere Details finden Sie unter diesen Richtlinien im Zeitalter der Digitalisierung für eine umfassende Einführung.
Rechtssicherheit durch strukturierte ERP-Prozesse
Durch strukturierte ERP-Prozesse wird die Rechtssicherheit in Unternehmen signifikant erhöht. Klare Abläufe und definierte Verfahrensdokumentation sind dabei essenziell.
Vorteile klarer Strukturen in ERP-Systemen
ERP-Systeme bieten zahlreiche Vorteile durch klar definierte Strukturen. Beispielsweise können bestimmte Branchenlösungen die spezifischen Anforderungen von Krankenhäusern, Großhandelsunternehmen oder Speditionen abdecken5. Dies erhöht die Effizienz und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Zeit- und Ressourcenmanagement
Ein wesentlicher Vorteil von ERP-Systemen ist die Verbesserung des Zeit- und Ressourcenmanagements durch ERP-Zeiterfassung. Seit dem Frühjahr 2019 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen6. Dank der ERP-Zeiterfassung können Unternehmen genaue Projektkosten berechnen und transparente Abrechnungen erstellen. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen und eine bessere Planung.
Die automatisierte Datenerfassung in ERP-Systemen stellt sicher, dass die erfassten Daten mindestens zwei Jahre gemäß der DSGVO aufbewahrt werden müssen6, was zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien beiträgt.
Automatisierung und Fehlervermeidung
Die Automatisierung von Prozessen mit ERP-Systemen reduziert menschliche Fehler und garantiert die Einhaltung von Fristen und gesetzlichen Vorschriften. Beispielsweise werden ERP-Systeme zunehmend in der Cloud eingesetzt, wodurch Skalierbarkeit und Effizienzvorteile realisiert werden können5. Automatisierte Datenerfassung ermöglicht eine schnelle Anpassung und Optimierung relevanter Geschäftsprozesse in Echtzeit.
Fazit: Strukturierten ERP-Prozesse, Automatisierungen und ERP-Zeiterfassung bilden das Fundament für erfolgreiche und rechtssichere Geschäftsabläufe.
Datenschutz und ERP-Systeme
Der Datenschutz bildet einen kritischen Aspekt innerhalb der ERP-Systemlandschaft. Besonders relevant ist hierbei die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union, welche Unternehmen vor große Herausforderungen stellt7. Sämtliche prozessabhängigen Geschäftsabläufe in produzierenden Unternehmen werden standardmäßig von ERP-Systemen unterstützt, wodurch personenbezogene Daten von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern verarbeitet werden8.
DSGVO und ERP-Systeme
ERP-Systeme enthalten Module für diverse Bereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Forschung und Entwicklung, Anlagen- und Personalwirtschaft sowie Finanz- und Rechnungswesen8. Diese Module müssen datenschutzrechtliche Prinzipien wie das Transparenzgebot, die Richtigkeit der Daten und das Recht auf Vergessenwerden einhalten8. SAP-Anwender können mit entsprechenden Schnittstellen zu ihrem Enterprise Information Management (EIM) die DSGVO-Vorschriften technisch einfach sowie rechtssicher umsetzen7.
Privacy by Design and Default
Um DSGVO-Konformität zu gewährleisten, sollten ERP-Systeme das Prinzip „Privacy by Design and Default“ unterstützen. Dies bedeutet, dass technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO für die Verarbeitung von Daten implementiert sein müssen8. Eine Integration von SAP und EIM unterstützt zudem bei der revisionssicheren Archivierung und dem Management von DSGVO-konformer Aufbewahrung und Löschung7.
Cloud-ERP und Sicherheit
Cloud-ERP-Systeme, wie sie beispielsweise von Microsoft mit der Azure-Cloud angeboten werden, bieten dank spezialisierter Rechenzentren einen erhöhten Datenschutz und oft mehr Sicherheit als On-Premise-Lösungen. Anbieter wie Haufe X360 bieten umfassende Kompetenzen in Bezug auf Datenschutz im ERP und Rechtssicherheit ihrer Cloud-ERP-Lösungen7. Mit der richtigen Lösung werden dezentrale Datenbestände transparent einsehbar, was die Erfüllung von Lösch- und Änderungsanforderungen unkompliziert macht7. Die DSGVO kann als Chance genutzt werden, um Datenarchivierung und Informationsmanagement zu optimieren7.
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